Kāpēc dokumentu pārvaldība ir svarīgāka, nekā jūs domājat
Lielākajai daļai organizāciju nav dokumentu problēma. Tām ir atrodamības problēma. Faili ir izkaisīti pa e-pasta pielikumiem, koplietotajiem diskiem, lokālajiem datoriem un trim dažādām mākoņu pakalpojumiem. Darbinieki tērē 20-30% sava laika, meklējot informāciju, kas jau eksistē. Pareiza dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) to atrisina, izveidojot vienotu patiesību ar skaidru struktūru, piekļuves kontrolēm un meklēšanas iespējām. Taču tehnoloģija vien nepietiek. Bez pareizajām darba plūsmām un paradumiem pat labākā DMS kļūst par vēl vienu failu izgāztuvi.
Versiju kontrole un apstiprināšanas darba plūsmas
Ja jūs kādreiz esat atvēris failu ar nosaukumu "atskaite_galīgā_v3_ĪSTĀ_galīgā.docx", jūs saprotat, kāpēc versiju kontrole ir svarīga. Laba DMS automātiski izseko katras izmaiņas, uztur pilnīgu pārskata versiju vēsturi un ļauj atgriezties pie jebkuras iepriekšējās versijas. Apstiprināšanas darba plūsmas pievieno vēl vienu kontroles līmeni. Tā vietā, lai sūtītu dokumentus pa e-pastu un cerētu, ka pareizā persona tos parakstīs, sistēma novirza dokumentus caur iepriekš noteiktām apstiprināšanas ķēdēm. Tas ir īpaši kritiski regulētām nozarēm, kur nepieciešams audita pierādījums par to, kas ko un kad apstiprināja.
Atbilstība un drošība
Organizācijām banku, veselības aprūpes vai enerģētikas nozarē dokumentu pārvaldība nav izvēles iespēja — tā ir atbilstības prasība. GDPR pieprasa, lai jūs zinātu, kur atrodas personigie dati un kam ir piekļuve. Nozares regulējums var prasīt saglabāšanas politikas, kas automātiski arhivē vai dzēš dokumentus pēc noteikta perioda. Labi uzbūvēta DMS to risina sistemātiski: uz lomām balstītas piekļuves kontroles, šifrēšana miera stāvoklī un tranzīta laikā, detalizēti audita žurnāli un automatizētas saglabāšanas noteikumi. Alternatīva ir manuāli procesi, kas neizbēgami cietīs neveiksmi audita laikā.
Integrācija ar jūsu biznesa sistēmām
DMS, kas eksistē izolēti, rada vairāk darba, nevis mazāk. Īstā vērtība rodas, kad dokumentu pārvaldība ir integrēta ar sistēmām, ko jūsu komanda jau izmanto: ERP finanšu dokumentiem, CRM klientu līgumiem, projektu vadības rīki nodevumiem. iConcept mēs veidojam pielāgotus dokumentu pārvaldības risinājumus, kas tieši savienojas ar esošo biznesa infrastruktūru. Neatkarīgi no tā, vai tā ir rēķinu apstrādes automatizēšana, līgumu sasaiste ar CRM ierakstiem vai apstiprināšanas darba plūsmu veidošana, kas darbojas vairākās sistēmās, mērķis vienmēr ir viens: mazāk manuāla darba, mazāk kļūdu un pilnīga izsekojamība.